Перевірка наявності та збереження товарно-матеріальних цінностей

Під час ревізії операцій із товарно-матеріальними цінностями поряд з перевіркою облікової документації важливе значення мають методи фактич­ного контролю. Одним із методів такого контролю є інвентаризація матеріа­льних цінностей.

Залежно від повноти охоплення перевіркою цінностей на об’єктах їх збереження під час ревізії можуть здійснюватись як повні, так і вибіркові та контрольні інвентаризації цінностей. Найбільш ефективною під час ревізії є повна інвентаризація матеріальних цінностей, що забезпечує перевірку всіх їх видів і сортів підприємства, що ревізується. Повна інвентаризація ціннос­тей у процесі ревізії може здійснюватись раптово на всіх об’єктах (складах, кладових) або почергово (в два або три прийоми).

Одночасне здійснення інвентаризації цінностей у всіх місцях збері­гання дає можливість попереджувати приховування нестач або лишків цінно­стей. Але у зв’язку з тим, що повна інвентаризація потребує формування в короткий термін багатьох інвентаризаційних комісій (інколи одночасно), під час ревізії може організовуватись на складах вибіркова інвентаризація цінно­стей. Суть такої інвентаризації полягає в тому, що фактичною перевіркою охоплюються тільки окремі цінності. Така інвентаризація цінностей прово­диться тоді, коли на складі порівняно недавно (наприклад у межах одного кварталу) була здійснена повна інвентаризація цінностей.

Різноманітністю вибіркової інвентаризації є контрольна інвентариза­ція, яка здійснюється у процесі або зразу ж після проведення суцільної або вибіркової інвентаризації цінностей. Вона, як правило, носить тільки харак­тер поточного контролю процесу інвентаризації на тому або іншому об’єкті і охоплює 10-15 % найбільш цінних назв цінностей, зазначених в інвентариза­ційному описі, але не менше 10 % їх загальної кількості.

що ревізується, необхідно з самого початку ревізії обґрунтувати, як організу­ватиповні чи вибіркові інвентаризації, щоб охопити фактичною перевіркою всі цінності тієї або іншої їх групи. Вибіркова інвентаризація цінностей не повинна бути лише перевіркою “на угад” і якщо за окремими цінностями у картках (книгах) складського обліку є записи, які здійснені “червоним стор­но” або великі суми нерухомих залишків цінностей, важливо забезпечити по­внуїх інвентаризацію.

Поряд з інвентаризацією цінностей під час ревізії підприємств здійс­нюється обстеження дотримання умов їх збереження. Зберігання матеріаль­нихцінностей розмежовується за матеріально відповідальними особами. При перевірці необхідно мати на увазі, що на окремих підприємствах складські приміщення не відповідають вимогам. Це призводить до перевантаження складів, порушення системи зберігання, ускладнює відпуск цінностей. У та­ких випадках необхідно звернути увагу на те, які приймаються заходи щодо розширення складських приміщень.

У процесі обстеження перевіряють огородження території і можли­вість безконтрольного доступу на територію підприємства, стан охорони складів і території підприємства. Перевірці підлягає дієвість пропускної сис­теми контролю вивезення вантажів із території підприємства. Ревізор з’ясовує, скільки разів проводились контрольні перевірки вивезення вантажів адміністрацією підприємства. При ревізії пропускної системи необхідно вра­ховувати взаємозв’язок між окремими територіально-відокремленими спеці­алізованими цехами, філіалами, підприємствами і головним підприємством. Оформлення перепустки на вивіз при внутрішньому переміщенні цінностей вимагає від працівників підприємства і ревізора детального контролю, мате­ріали якого можуть бути використані як джерела контролю при виявленні порушень і зловживань у діяльності цехів і філіалів, неповному оприбутку­ванні цінностей, приписках, крадіжках, спотвореннях в обліку.

ном на прохідній підприємства. Дані беруть із книги чи журналу затримань, який веде охорона підприємства.

При обстеженні необхідно провести вибіркову перевірку вантажів, що вивозяться на підставі даних пропусків. Найбільш доцільно перевіряти матеріальні цінності, які відправляються місцевим покупцям. Перевіряючі розпечатують вагони, контейнери, пакувальну тару, співставляють фактичну кількість, асортимент, якість і вартість матеріальних цінностей, що вивозять­ся з даними рахунків-фактур, наказів-накладних, специфікацій, ярликів, про­пусків і інших супровідних документів. Особливе значення тут має момент раптовості. Безпосередньо на складах також проводяться аналогічні контро­льні перевірки фактичної наявності матеріальних цінностей. При перевірці враховують результати попередніх контрольних перевірок та інвентаризацій, строки їх проведення, виявлені порушення в складському обліку, розміри за­лишків на день перевірки, сигнали про крадіжки і зловживання. Одночасно з контрольними вибірковими інвентаризаціями матеріальних цінностей пере­віряються ваговимірювальні прилади. При перевірці необхідно враховувати, що цілий ряд видів сировини і матеріалів відображається в декількох одини­цях виміру: за кількістю штук і вагою, кількістю штук і площею, вагою і міс­ткістю, фактичною і кондиційною вагою, фізичними і умовними одиницях виміру. Тому доцільно проводити перевірку фактичної наявності цих матері­альних цінностей і співставлення їх з обліковими даними в декількох одини­цях виміру. Виявлені розходження щодо окремих вимірників будуть вказува­ти на ознаки порушення встановлених правил прийому, зберігання і відпуску певних видів матеріальних цінностей, факти крадіжок і зловживань. При пе­ревірці складів з’ясовують систему контролю якості цінностей, що надходять від постачальників, правильність приймання їх за кількісними і якісними по­казниками.

При обстеженні складів ревізор розглядає проведення контрольних перевірок складів і вибіркових інвентаризацій матеріальних цінностей робіт­никамивідділів постачання, збуту і бухгалтерії підприємства, їх кількість, ре­зультати, номенклатуру матеріалів, що перевіряються, і прийняті заходи за результатами перевірок. На підприємстві повинен бути розроблений план та­ких перевірок на всіх складах, який не підлягає розголошенню. Разом з таки­ми контрольними перевірками ревізор досліджує систему відпуску матеріалів на виробництво. Правильність визначення їх кількості за допомогою вагови­мірювальних приладів, контроль з боку представників цехів, точність і своє­часність оформлення відпуску матеріалів відповідними документами.

Невід’ємною частиною ревізії зберігання матеріальних цінностей на складах є перевірка складського обліку. З цією метою дослідженню підляга­ють картки сортового обліку, які видаються бухгалтерією матеріально відпо­відальним особам під розписку. Матеріальний відділ бухгалтерії повинен си­стематично контролювати правильність записів у картках складського обліку на основі первинних документів та обґрунтовувати визначення сальдо після кожної операції. Такий контроль особливо необхідний в умовах застосування оперативно-сальдового обліку матеріалів, коли в бухгалтерії ведеться облік тільки у вартісному вираженні за групами матеріалів. Бухгалтер матеріально­го відділу бухгалтерії при цьому методі обліку підписується в картках склад­ського обліку за правильність кожної записаної операції на основі первинних документів. Не дивлячись на це, практика контрольно-ревізійної роботи по­казує, що основними порушеннями в обліку матеріалів на картках сортового обліку є: наявність від’ємних перехідних залишків (“червоне” сальдо) щодо окремих видів матеріальних цінностей; відсутність записів надходження ма­теріалів за окремими прихідними документами; розходження між даними карточок сортового обліку і даними обліку в бухгалтерії; завищення кількості списаних на витрати матеріалів порівняно з витратними документами; непра­вильний підрахунок залишків; наявність залишків матеріалів в одному вимі-

рнику і відсутність їх в іншому, якщо облік даного матеріалу ведеться в декі­лькохвимірниках.

Факти “червоних” залишків свідчать про неповне або несвоєчасне оприбуткування надходження матеріальних цінностей, списання завищеної кількості матеріалів на виробництво проти фактично відпущених, заміни да­них оформленого документа, складання безтоварних документів на відпуск матеріалів, неправильний підрахунок перехідних залишків, неоприбуткування повернених з цехів матеріалів тощо. Від’ємні (“червоні”) залишки після чергового надходження даного матеріалу тимчасово закриваються, а кіль­кість товарно-матеріальних цінностей на цю величину зменшується. Від’ємні залишки показують розмір неврахованих матеріалів і можуть бути резервом для крадіжок. Після з’ясування причин їх утворення при прийманні докумен­тів матеріального обліку бухгалтером чи в процесі ревізії необхідно оприбут­кувати матеріальні цінності на величину розміру “червоних” залишків і виве­сти реальні залишки.

Окремі прибуткові документи, особливо за невідфактурованими пос­тавками, можуть бути не відображені в картках сортового обліку. Для їх ви­явлення необхідно раптово перевірити всі первинні документи завідувача складом на його робочому місці.

Розходження між даними складського і бухгалтерського обліку вияв­ляють шляхом співставлення залишків у сальдовій книзі з залишками, підра­хованими бухгалтерією в оборотних відомостях за групами матеріалів. Необ­хідно також перевірити, чи не допускалось списання аналогічних розходжень за рахунок відхилень в оцінці матеріалів або за рахунок транспортнозаготівельних витрат замість встановлення дійсних причин.

Навмисне завищення кількості списування на витрати матеріалів по­рівняно з первинними документами і неправильний підрахунок залишків ма­теріальних цінностей (у бік зменшення) в картках сортового обліку може здійснюватись практично за рахунок округлення показників (наприклад, до 10, 100 і т. д.). Ці порушення можуть бути виявлені шляхом виправлення і пі-

дчисток у картках, а також шляхом порівняння кількості відпущених матері­алів у цех за документами складу з кількістю одержаних матеріалів згідно з документами цеху. Крім того, зазначені порушення призводять до розхо­дження між даними складського і бухгалтерського обліку. Невідповідність залишків матеріалів, які обліковуються в декількох вимірниках, вказує на недостовірність первинних документів за операціями надходження та витра­чання і порушення встановленого порядку приймання і видачі матеріальних цінностей. У цих випадках необхідним є поопераційне дослідження первин­них документів.

На основі результатів дослідження складського господарства і стану зберігання матеріальних цінностей ревізор може вимагати проведення су­цільної інвентаризації матеріальних цінностей на окремих складах і у окре­мих матеріально відповідальних осіб. У процесі ревізії необхідно перевірити всі документи, де відображають дані проведення інвентаризацій матеріаль­них цінностей за період, що ревізується (накази про проведення інвентариза­ції і створення інвентаризаційних комісій, інвентаризаційні описи, порівню­вальні відомості, протоколи інвентаризаційних комісій, реєстри бухгалтерсь­кого обліку, в яких відображені результати інвентаризації). При перевірці ма­теріалів інвентаризації звертають увагу на повноту охоплення інвентаризаці­єю всіх матеріальних цінностей на складах і інших місцях їх зберігання та у всіх матеріально відповідальних осіб, дотримання строків і умов її проведен­ня, правильність оформлення результатів інвентаризації, виявлені лишки та недостачі матеріальних цінностей; обґрунтованість і законність зарахування пересортиці, списання недостач, правильність віднесення недостач і псування матеріалів за рахунок винних осіб, повноту оприбуткування лишків; своєчас­не і правильне відображення результатів інвентаризації в обліку. Особливу увагу приділяють вивченню правильності прийнятих рішень за результатами інвентаризації.

Потрібно знати, що на деяких підприємствах фактична наявність ма­теріальних цінностей інвентаризаційними комісіями не перевіряється, а за-

лишки записуються в інвентаризаційні описи за даними складського обліку. У цих випадках за даними порівняльних відомостей звичайно не буває ніяких розходжень. Це призводить до того, що при повторних інвентаризаціях часто виявляються значні відхилення фактичних залишків від облікових даних. Мають місце випадки, коли в порядку пересортиці списуються недостачі од­них видів матеріальних цінностей за рахунок лишків інших. Недостачі у од­них матеріально відповідальних осіб списуються за рахунок лишків інших чи окремі нестачі цінностей списуються тому, що при попередніх інвентаризаці­ях встановлювались лишки. Зустрічаються пересортиці у вигляді недостач матеріальних цінностей І сорту і лишків ІІ сорту, що може бути джерелом крадіжок на різницю у вартості цих різних сортів цінностей. Ревізор повинен враховувати, що пересортиці при інвентаризаціях найчастіше утворюються за рахунок створення неврахованих залишків матеріальних цінностей із ме­тою вилучення облікованих, більш дефіцитних і дорожчих, більш якісних і підвищеної сортності матеріалів і продукції; заміни окремих позицій матері­альних цінностей без оформлення документів, помилок при оформленні до­кументів і неправильних записів у картках складського обліку, зайвого спи­сання сировини і матеріалів на виробництво. Кожний випадок зарахування пересортиці матеріальних цінностей необхідно досліджувати з метою попе­редження необґрунтованого перекриття недостач, виявлення винних осіб і віднесення недостач за їх рахунок. При ревізії результатів інвентаризації зве­ртається увага на недопустимість зарахування пересортиці щодо неоднорід­них матеріальних цінностей, у різних матеріально відповідальних осіб, за рі­зні інвентарні періоди часу, в грошовому, а не в кількісному вираженні. Не можна включати пересортиці, свідомо створені матеріально відповідальними особами. Наприклад, лишки сировини і матеріалів на складі і недостача їх у заготівельних і переробних цехах, яка може бути перекрита при списанні за­трат матеріалів на виробництво, є сигналом навмисного утворення лишків матеріальних цінностей.

До моменту проведення інвентаризацій (особливо річних) на деяких підприємствах проводиться списання за актами втрат і псування матеріаль­нихцінностей. За цими актами інколи допускається незаконне списання не­достач і крадіжок під виглядом втрат і псування, віднесення матеріальних збитків, які нанесені з вини окремих осіб за рахунок виробництва. Оформ­ленняактів часто проводиться зі значним запізненням і іншими порушення­ми.

Перевіркою встановлюється обґрунтованість списання недостач у межах природних втрат матеріальних цінностей (не вище норм), правиль­ність складених розрахунків на списання цих втрат із врахуванням залишку, терміну зберігання, витрат окремих видів матеріальних цінностей, дотриман­нянормативів природних втрат, правильність визначення терміну зберігання, на який встановлена норма природних втрат. За реєстрами бухгалтерського обліку необхідно перевіряти правильність відображення результатів інвента­ризації: віднесення недостач і втрат понад норми природних втрат за рахунок винних осіб і передачу позовів на стягнення цих недостач у суд, списання їх у межах норм природних втрат за рахунок загальногосподарських чи загальноцехових витрат, неповне оприбуткування згідно з обліковими реєстрами виявлених лишків матеріальних цінностей.

5.3.