ФИЛЬТРЫ

Под фильтром в Excel понимаются определенные условия, позволяющие просматривать только те данные, которые удовлетворяют этим условиям. В Excel различают обычный автофильтр и расширенный фильтр.

Автофильтр. Для вызова автофильтра (рис. 3.9.6) необходимо выполнить команды «Данные» —> «Фильтр» —» «Автофильтр», выделив перед этим всю или часть таблицы с именами полей. В результате рядом с именами полей появятся стрелочки.

Рис. 3.9.6. Автофильтр

Если щелкнуть по одной из этих стрелочек, то откроется список. Вели активной является строка «Все», то фильтрация отключена. Вели выбрать какое-либо поле, то будет отображена только запись, содержащая это поле. Если же указать условие, то откроется диалоговое окно «Пользовательский автофильтр» (рис. 3.9.7).

Рис. 3.9.7. Диалоговое окно «Пользовательский автофильтр»

В данном окне можно задать условия для фильтра с использованием логических функций И и ИЛИ.

Чтобы выключить автофильтр, достаточно набрать еще раз команды «Данные» —> «Фильтр» —> «Автофильтр».

Расширенный фильтр. Для использования расширенного автофильтра назовем исходную таблицу блоком ввода (рис. 3.9.8). Для создания блока критериев скопируем имена полей (столбцов) в свободную часть таблицы и зададим критерии поиска. Пусть нам необходимо извлечь записи с окладом > 1000 и количеством отработанных дней, равным 22. Извлекать данные можно в блок вывода, для которого также необходимо скопировать имена полей (столбцов), или в исходную таблицу.

Рис. 3.9.8. База данных, созданная с использованием расширенного фильтра

Для вызова расширенного фильтра необходимо выполнить команды «Данные» —> «Фильтр» —» «Расширенный фильтр». В результате откроется диалоговое окно «Расширенный фильтр» (рис. 3.9.9).

Рис. 3.9.9. Диалоговое окно «Расширенный фильтр»

В полях, расположенных в центре окна, следует указать диапазоны блока ввода, блока критериев и, если блок вывода будет не на месте исходной таблицы, а за ее пределами — диапазон блока вывода (перед этим в группе «Обработка» необходимо указать, что копирование будет производиться в другое место). Если установлен индикатор «Только уникальные записи», то повторяющиеся записи не будут показаны в блоке вывода.

Если несколько критериев заданы в смежных ячейках на одной строке, то они работают как логическая функция И. Если несколько критериев заданы в смежных ячейках в столбце, то они работают как логическая функция ИЛИ. Если условие достаточно сложное, то лучше взять его в кавычки, а перед ним поставить знак равно, например =”>1400”.