3.1, Документы

Записи в бухгалтерском учете обязательно обосновываются документами. Бухгалтерский документ — это бумажный или машинный носитель информации, дающий право на совершение хозяйственной операции или подтверждающий факт ее исполнения.

Особенно велико значение документов для предварительного и последующего контроля за законностью хозяйственных операций, а также для более эффективного использования материальных, трудовых и финансовых ресурсов организации.

Первичные документы должны быть составлены в момент совершения операции или, если это невозможно, непосредственно по ее окончании. Для контроля и упорядочения обработки данных на основе первичных документов могут составляться сподные учетные документы, При реализации товара (продукции) за наличный расчет допускается составление первичного документа не реже одного раза в день на основании кассовых чеков и других аналогичных документов.

Ответственность за обеспечение контроля проводимых хозяйственных операций и регистрацию их в первичных документах несет руководитель организации.

Денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства должны быть завизированы двумя лицами, имеющими право подписи на них согласно утвержденному руководителем организации перечню: первая подпись — лица, представляющего функцию общего руководства, вторая — лица, представляющего бухгалтерскую функцию в управлении организации. При отсутствии главного бухгалтера руководитель организации назначает контролера, имеющего право второй подписи на документах и несущего определенную ответственность.

Операции, связанные с приемом и выдачей денежных средств, материальных ценностей и других объектов имущества, сопровождаются составлением первичного документа, а участвующие в ней физические лица и представители юридических лиц получают юридически полноценные его копии.

Первичные документы признаются доказательными, если они содержат следующие обязательные реквизиты: наименование документа, дату и место его составления; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание и количественные измерения хозяйственной операции (в натуральном или денежном выражении); наименование должностей л'иц, ответственных за совершение и оформление хозяйственной операции; личные подписи и иные знаки, однозначно идентифицирующие личность человека, совершившего операцию.

В зависимости от характера хозяйственной операции и системы обработки данных в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты.

Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация, оформившая такие документы, обязана за свой счет и своими силами сделать их копии на бумажных носителях по требованию своих клиентов, контрольных или суасдпых органов.

Лица, составившие и подписавшие первичные документі^ несут ответственность за своевременное и правильное их составление, достоверность содержащихся в них сведений, а также за передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете.

В первичные документы внесение поправок, не подтвержденных участниками хозяйственной операции, не допускается, При этом в денежных, банковских и кассовых документах не должно быть никаких исправлений.

Сроки обработки информации и качество учета зависят от документооборота, т. е. движения документа от момента его составления до поступления в архив. Порядок, сроки и пути прохождения документов фиксируются в графике. Документооборот должен быть построен по рациональной схеме, т. е. наименьшим числом промежуточных инстанций и минимальным временем нахождения в них.

В настоящее время порядок применения и оформления первичных документов учета регулируется следующими нормативными актами:

К Законом РФ от 21 ноября 1996 г «О бухгалтерском учете» (введен в действие с 28 ноября 1996 г,, далее — Закон о бухгалтерском учете) определены возможность создания самой организацией форм первичных учетных документов и порядок их утверждения (ст.

Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утверждено Приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. N°. 34н, введено в действие с 1 января 1999 г в ред. приказа от 24:03.2000 № 31н). В нем содержатся: —

основные правила применения и оформления документов первичного учета, п том числе с использованием средств автоматизации, внесения исправлений в первичные учетные документы, контроля за соблюдением установленных требований по документированию хозяйственных операций (п. 12—18); —

требования к порядку храпения документов бухгалтерского учета (п. 98-101). 3,

Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утверждено Приказом Минфина СССР от 29 июля 1983 г. № 105). Определяет порядок создания, принятия и отражения в бухгалтерском учете, исправления ошибок и хранения первичных учетных документов.

С вводом в действие Закона о бухгалтерском учете и Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности Российской Федерации указанный документ не утратил силы, и его требования необходимо учитывать при документировании хозяйственных операций. 4.

Решением Росархива и Госналогслужбы России от 27 июня 1996 г. «Об изменении сроков хранения документов бухгалтерского учета» установлены новые сроки хранения документов, 5.

Постановлениями Правительства РФ от 8 июля 1997 г. № 835 «О первичных учетных документах» и Минфина России от 18 июня 1998 п № 27л и Госкомстата России от 29 мая 1998 г. № 57а «Об утверждении порядка поэтапного введения в организациях независимо от формы собственности, осуществляющих деятельность на , территории Российской Федерации, унифицированных форм первичной учетной документации», которые изданы во исполнение требований Закона о бухгалтерском учете по унификации форм первичной учетной документации. Этими постановлениями: —

определен порядок поэтапного введения в организациях унифицированных форм первичной учетной документации; —

утверждены новые формы первичных документов и требования по их применению и оформлению.

В частности, Постановлением Госкомстата РФ N° 57а и Минфина России № 27н определены следующие разделы учета, по которым с 1 января 1999 г.

сельскохозяйственной продукции и сырья; —

труда и его оплаты; —

основных средств и нематериальных активов; —

материалов; —

работ в капитальном строительстве; —

работы строительных машин и механизмов; —

работ в автомобильном транспорте; результатов инвентаризаций; —

кассовых операций; —

торговых операций.

Предприятиям предоставлено право вносить в унифицированные формы (кроме форм по учету кассовых операций) дополнительные реквизиты. Однако удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается. Могут расширяться и сужаться графы и строки с учетом значности показателей, включаться дополнительные строки и вкладные листы для удобства размещения и обработки информации. Такое предусмотрено Порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденным постановлением Госкомстата РФ от 24 марта 1999 е. №20.